Participação e votação à distância em assembleias: regulamentação

Em 7 de abril de 2015, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) aprovou a Instrução CVM nº 561, que altera a Instrução CVM nº 480, de 7 de dezembro de 2009, e a Instrução CVM nº 481, de 17 de dezembro de 2009, regulamentando, dentre outros assuntos, a participação e a votação à distância em assembleias de acionistas.

A admissão da participação à distância em assembleias de acionistas, hoje adotada voluntariamente por algumas companhias por meio de cláusulas estatutárias, passará¹ a ser obrigatória para companhias abertas em todas as assembleias gerais ordinárias, assim como nas assembleias gerais extraordinárias convocadas para eleger membros do conselho fiscal ou do conselho de administração - nesta última hipótese, quando a eleição for necessária por vacância da maioria dos cargos, por vacância de cargo eleito por voto múltiplo ou para preenchimento das vagas destinadas às eleições em separado previstas nos artigos 141, § 4º, e 239 da Lei das S.A.

A nova norma admite dois meios de participação à distância por acionistas em assembleias: pelo envio de boletim de voto à distância, ou pela participação do acionista à distância durante a assembleia, caso a companhia disponibilize sistema eletrônico para essa finalidade.

O boletim de voto à distância é documento eletrônico por meio do qual o acionista poderá exercer o seu direito de voto. Deverá ser disponibilizado pela companhia, em seu website e no sistema da CVM, até um mês antes da data marcada para a assembleia, contendo (i) as matérias constantes da ordem do dia², (ii) orientações sobre o envio direto do boletim pelo acionista à companhia (postal ou eletrônico), (iii) indicação da possibilidade de envio das instruções de preenchimento do boletim de voto por meio de prestadores de serviços autorizados (custodiantes ou escrituradores) e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto enviado diretamente à companhia seja considerado válido³. Boletins de voto que tratem da eleição de membros do conselho de administração ou do conselho fiscal devem apresentar aos acionistas as alternativas previstas na Lei das S.A., como a de eleição em separado e, no caso do conselho de administração, por voto múltiplo.

A instrução admite que acionistas requeiram a inclusão de propostas no boletim de voto à distância, antes de sua divulgação pela companhia, incluindo matérias a serem deliberadas por ocasião de assembleia geral ordinária e candidatos ao conselho de administração ou ao conselho fiscal, conforme aplicável. O exercício desse direito pelos acionistas está condicionado (i) a determinados percentuais mínimos de participação acionária, (ii) à observância de prazos específicos de antecedência para apresentação das propostas, e (iii) à apresentação de certas informações e documentos relevantes para a apreciação das matérias. As propostas poderão ser revogadas por seus autores a qualquer momento até a data de realização da assembleia, desconsiderando-se os votos que já tiverem sido conferidos a elas.

Os acionistas poderão encaminhar o boletim de voto à distância diretamente à companhia ou transmitir instruções de preenchimento a custodiantes (caso as ações sejam objeto de depósito centralizado) ou escrituradores participantes de depositário central (caso as ações não sejam objeto de depósito centralizado), sendo os últimos obrigados a oferecer o serviço. Ambos têm o dever de verificar se a instrução de voto foi realmente dada pelo acionista, bem como de rejeitar as instruções de votos conflitantes enviadas por um mesmo acionista⁴.

A norma estabelece um fluxo de consolidação e transmissão das instruções de votos, que passarão por sucessivas compilações, sob o formato de mapas de votação, até chegarem à companhia. Caso o voto à distância seja exercido por meio de prestadores de serviços, os mapas de votação serão enviados dos custodiantes para o depositário central, deste para os escrituradores e, por fim, para a companhia, que receberá mapa sintético de votação até 48 horas antes da realização da assembleia. A companhia deverá elaborar mapas de votação com base nos boletins de voto à distância que receber diretamente dos acionistas. Na véspera da data da assembleia geral, a companhia deverá divulgar, em seu website e na página da CVM, mapa de votação sintético consolidando todos os votos proferidos a distância.

Acionistas que exerceram voto à distância podem comparecer à assembleia e exercer o voto presencialmente. Instruções de voto já emitidas por estes acionistas serão desconsideradas. Paralelamente, a administração da companhia poderá retirar a qualquer tempo da ordem do dia matérias propostas pela companhia ou pelo controlador, inclusive após a divulgação do boletim de voto, desde que comunique a retirada ao mercado, justificando as razões. Essas peculiaridades abrem espaço para um comportamento estratégico pelos acionistas e pela companhia.

Na data de realização da assembleia geral, a companhia divulgará mapa sintético final da votação, que consolidará os votos proferidos à distância e presencialmente, identificando quantas aprovações, rejeições ou abstenções cada matéria deliberada recebeu, e quantos votos recebeu cada candidato ou chapa, conforme o caso.

As regras de participação e votação à distância deverão ser adaptadas à medida que assim recomendar a experiência dos participantes do mercado e da CVM com as assembleias futuras.

¹ Os mecanismos de voto a distância previstos na Instrução nº 561/15, passarão a vigorar de maneira gradual: (i) em 1º de janeiro de 2016, passam a valer relativamente às companhias que em 7 de abril de 2015 tinham ao menos uma espécie ou classe de ação de sua emissão nos índices IBrX-100 ou IBOVESPA; e (ii) em 1º de janeiro de 2017, passam a valer para todas as companhias abertas.
² As matérias da ordem do dia no boletim de voto devem ser formuladas de forma objetiva e como propostas, de modo que o acionista possa apenas aprová-la, rejeitá-la ou abster-se.
³ A norma permite que as companhias dispensem determinadas formalidades para a validade de voto enviado à companhia, como a exigência de legalização de procurações outorgadas no exterior.
⁴ Excepcionalmente, não serão considerados votos conflitantes, ainda que em sentidos distintos, as instruções recebidas de instituição depositária emissora de depositary receipts ("DRs") no exterior, relativamente às ações que dão lastro aos DRs.

Arquivo PDF